ACTIVIDAD 3 punto 2
2. Consulten el acuerdo 038 de 2002, por el cual se desarrolla el artículo 15 de la Ley General de Archivos 594 de 2000 y respondan:
- ¿Cuáles son las responsabilidades del servidor público frente a los documentos y archivos?
ART.1 El servidor público será responsable de la adecuada conservación, uso, organización, manejo de los documentos y archivos que se deriven del ejercicio de sus funciones.
ART.2: Todo servidor público al ser vinculado trasladado o desvinculado de su cargo recibirá o entregará según sea el caso los documentos, archivos debidamente inventariados para garantizar la continuidad de la gestión pública.
Explique cómo debe llenarse el formato único de inventario documental.
- ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?
- ¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?
2. Como debe llenarse el Formato Único de Inventario Documental?
1. ENTIDAD REMITENTE:
Debe colocarse el nombre de la entidad responsable de la documentación que se va a transferir.
2. ENTIDAD PRODUCTORA: Nombre completo con razón social de la entidad que produjo o produce los documentos.
3. OFICINA PRODUCTORA: Debe colocarse el nombre de la unidad administrativa que produce y conserva la documentación tramitada en el ejercicio de sus funciones.
4. OBJETO: Se debe consignar la finalidad del inventario que puede ser:
Transferencias primarias, transferencias secundarias valoración de fondos acumulados, fusión y supresión de entidades y/o dependencia, inventarios individuales por vinculación, traslado o desvinculación
7) REGISTRO DE ENTRADA
Se diligencia solo para transferencias primarias y secundarias debe consignarse en las 3 primeras casillas los dígitos correspondientes a la fecha de entrada de transferencia año, mes, día en NT se anota el numero de transferencia.
8) NUMERO DE ORDEN
Debe anotarse en forma consecutiva el numero correspondiente a c/u de los asientos descritos que general/ corresponde a una unidad de conservación.
9)
Sistema convencional establecido por la entidad de las oficiales productoras y c/u de las series-sub-series o asuntos relacionados
10) NOMBRE DE LAS SERIES, SUBSERIES O ASUNTOS
Debe anotarse el nombre asignado al conjunto de unidades documentales de estructura y contenido homogéneos de un mismo órgano o sujeto o productor como consecuencia del ejercicio de sus funciones especificas
Para las transferencias primarias, secundarias y las ocasionadas por fusión c/u su presión de entidades o dependencias el asiento corresponderá a c/u de las unidades de conservación. En los inventarios individuales el asiento corresponderá a los asuntos tramitados en ejercicio de las funciones
11) FECHAS EXTREMAS
Debe consignar la fecha inicial y final de c/u descrita. Deben colocarse los 4 dígitos correspondientes al año. Ejemplo 1950-1960 en el caso de una sola fecha se anotara s.f
12) UNIDAD DE CONSERVACION
Se consignara el número asignado a cada unida de almacenamiento, en la columna ´´otro¨
Se asignara las unidades diferentes escribiendo el nombre en la parte de arriba y de bajo de la cantidad y número correspondiente.
13) NUMERO DE FOLIOS
Se anotara el número total de folios contenido en c/unidad de conservación escrita.
14) SOPORTE
Aquellos soportes diferentes el papel, microfilmes M, videos V, casetes C, soportes electrónicos CCD,DK,DVD, etc.
15) FRECUENCIA DE CONSULTA Ç
Se debe consignar si la documentación registró un índice de consulta alto, medio o ninguno. Esta columna se diligencia para inventario de fondos acumulados.
16) NOTAS
Se consignara los datos que sean relevantes y no se hayan registro en las columnas anteriores.
17. ELABORADO POR: Se escribirá el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de elaborar el
Inventario, así como el lugar y la fecha en que se realiza la elaboración del mismo.
18. ENTREGADO POR: Se anotará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de entregar el
Inventario o la transferencia, así como el lugar y la fecha en que se realiza dicha entrega.
19. RECIBIDO POR: Se registrará el nombre y apellido, cargo, firma de la persona responsable de recibir el inventario,
así como el lugar y la fecha en que se recibió.
¿Cuál es el procedimiento para la entrega y recibo de los documentos y archivos por inventario a cargo del servidor público?
- Los Secretarios generales o quien haga sus veces deberán garantizar que en los manuales de funciones y procedimientos de la entidad respectiva se regule la responsabilidad de recibo y entrega de los documentos de archivo por parte de los servidores públicos.
- El jefe de la unidad Administrativa o dependencia será el responsable de la custodia de los archivos de la oficina a su cargo.
Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión. (ACUERDO 42 DE 2002)
Las entidades a las que se les aplica este acuerdo deben organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus tablas de retención documental y en concordancia con sus manuales de procedimiento y funciones de la respectiva entidad
- ¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos de gestión?
Deberá organizarse archivos de gestión basados en la Tabla de Retención Documental
- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos:
-
Ley 43 de 1913: sobre el uso de la tinta indeleble para documentos oficiales se requiere al tipo de tinta que se debe usar cuando se realizan documentos oficiales
Ley 5 art 7: Los datos de carácter personal relativos a la comisión de infracciones penales o administrativas sólo podrán ser incluidos en ficheros de las Administraciones públicas competentes en los supuestos previstos en las respectivas normas reguladoras.
Código Penal
Art 218: Falsedad material de empleado oficial en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10)años.
Art 219: Falsedad ideológica en documento público. El empleado oficial que en ejercicio de sus funciones, al extender documento público que pueda servir de prueba, consigne una falsedad o calle total o parcialmente la verdad, incurrirá en prisión de tres (3) a diez (10) años.
Art. 220. - Falsedad material de particular en documento público. El que falsifique documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años.
Art. 221. - Falsedad en documento privado. El que falsifique documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá, si lo usa, en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 222. - Uso de documento público falso. El que sin haber concurrido a la falsificación hiciere uso de documento público falso que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a ocho (8) años. Si quien usa el documento a que se refiere el inciso anterior, fuere el mismo que lo falsificó, la pena se aumentará hasta en la mitad.
Art. 223. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento público. Modificado Ley 43 de 1982, Art. 3o. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente, documento público que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de dos (2) a ocho (8) años. Si el hecho fuere realizado por empleado oficial en ejercicio de sus funciones, se impondrá prisión de tres (3) a diez (10) años.
Art. 224. - Destrucción, supresión y ocultamiento de documento privado. El que destruya, suprima u oculte, total o parcialmente un documento privado que pueda servir de prueba, incurrirá en prisión de uno (1) a seis (6) años.
Art. 225. - Otros documentos. Para efecto de los artículos anteriores se asimilan a documentos, siempre que puedan servir de prueba, las expresiones de persona conocida o conocible recogidas por cualquier medio mecánico, los planos, dibujos, cuadros, fotografías, cintas cinematográficas, radiográficas, fono-ópticas, archivos electromagnéticos y registro técnico impreso.
Art. 226. - Falsedad personal para la obtención de documento público. El que para obtener documento público, suplante a otro, o se atribuya nombre, estado civil, calidad, profesión, oficio o condición falsos, incurrirá en prisión de seis (6) meses a tres (3) años.
Art. 227. - Falsedad personal. El que con el fin de obtener un provecho para si o para otro, o causar daño, sustituya o suplante a una persona o se atribuya nombre, edad, estado civil, o calidad que pueda tener efectos jurídicos, incurrirá, siempre que el hecho no constituya otro delito, en prisión de uno (1) a tres (3) años.
Art. 228. - Falsedad para obtener prueba de hecho verdadero. El que realice uno de los hechos descritos en este capítulo, con el fin de obtener para sí o para otro, medio de prueba de hecho verdadero, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años.
Art. 231. - Alteración y modificación de calidad, cantidad, peso o medida. El que altere o modifique en perjuicio del consumidor, la calidad, cantidad, peso o medida de los bienes de que trata este capítulo, incurrirá en arresto de tres (3) meses a dos (2) años y multa de un mil a cien mil pesos.
Código de Procedimiento Penal
ARTÍCULO 261- Usurpación de tierras. El que para apropiarse en todo o en parte de bien inmueble, o para derivar provecho de él destruya, altere, o suprima los mojones o señales que fijan sus linderos, o los cambie de sitio, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años y multa de diez (10) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO 262 - Usurpación de aguas. El que con el fin de conseguir para sí o para otro un provecho ilícito y en perjuicio de tercero, desvíe el curso de las aguas públicas o privadas, o impida que corran por su cauce, o las utilice en mayor cantidad de la debida, o se apropie de terrenos de lagunas, ojos de agua, aguas subterráneas y demás fuentes hídricas, incurrirá en prisión de uno (1) a tres (3) años y multa de diez (10) a cincuenta (50) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
ARTÍCULO 263 - Invasión de tierras o edificaciones. El que con el propósito de obtener para sí o para un tercero provecho ilícito, invada terreno o edificación ajenos, incurrirá en prisión de dos (2) a cinco (5) años y multa de cincuenta (50) a doscientos (200) salarios mínimos legales mensuales vigentes.
Código de Comercio
Art. 48._ Conformidad de libros y papeles del comerciante a las normas comerciales. Todo comerciante conformará su contabilidad, libros, registros contables, inventarios y estados financieros en general, a las disposiciones de este Código y demás normas sobre la materia. Dichas normas podrán autorizar el uso de sistemas que, como la microfilmación, faciliten la guarda de su archivo y correspondencia. Asimismo será permitida la utilización de otros procedimientos de reconocido valor técnico contable, con el fin de asentar sus operaciones, siempre que facilite el conocimiento y prueba de la historia clara, completa y fidedigna de los asientos individuales y el estado general de los negocios.
Art. 51._ Correspondencia y comprobantes. Harán parte integrante de la contabilidad todos los comprobantes que sirvan de respaldo a las partidas asentadas en los libros, así como la correspondencia directamente relacionada con los negocios.
Art. 54._ Obligatoriedad de conservar la correspondencia comercial. El comerciante deberá dejar copia fiel de la correspondencia que dirija en relación con los negocios, por cualquier medio que asegure la exactitud y duración de la copia. Asimismo, conservará la correspondencia que reciba en relación con sus actividades comerciales, con anotación de la fecha de contestación o de no haberse dado respuesta.
Decreto 2649 de 1993 Por el cual se reglamenta la Contabilidad en General y se
Expiden los principios o normas de contabilidad generalmente aceptados en Colombia.
Artículo 123. Soportes contables Teniendo en cuenta los requisitos legales que sean aplicables según el tipo de acto de que se trate, los hechos económicos deben documentarse mediante soportes, de origen interno o externo, debidamente fechado y autorizado por quienes intervengan en ellos o los elaboren.
Decreto 1584 de 1994 Documentación indispensable Registro proponentes Cámaras de comercio
Para los efectos del presente decreto se atenderán las siguientes definiciones:
1. Calificación: La asignación, por parte del proponente, del puntaje que le corresponde según lo previsto en el presente decreto y la fijación consecuente del monto máximo de contratación.
2. Clasificación: La determinación, por parte del proponente, de la o las actividades, especializadas y grupos que le correspondan, según la naturaleza de los trabajos que estime pueda contratar con las entidades estatales.
3. Entidad Estatal: Las contempladas en el artículo 2o. de la Ley 80 de 1993.
4. Proponente: Persona natural o jurídica que esté sujeta a inscribirse en el registro de proponentes de que trata el artículo 22 de la Ley 80 de 1993.
5. Salario Mínimo: El salario mínimo mensual legal vigente al momento de causación.
Decreto 2150 de 1995
art 11: “SUPRESIÓN DE SELLOS. En el desarrollo de las actuaciones de la administración pública, intervengan o no los particulares, queda prohibido el uso de sellos, cualquiera sea la modalidad o técnica utilizada, en el otorgamiento o trámite de documentos, distintos de los títulos valores.
La firma y la denominación del cargo serán información suficiente para la expedición del documento respectivo.
Artículo 12. FIRMA MECÁNICA. Los jefes de las entidades que integran la Administración Pública podrán hacer uso, bajo su responsabilidad, de la firma que procede de algún medio mecánico, en tratándose de firmas masivas. En tal caso, previamente mediante acto administrativo de carácter general, deberá informar sobre el particular y sobre las características del medio mecánico.
Artículo 23. FORMULARIO ÚNICO. Cuando varias entidades requieran de los particulares informes de una misma naturaleza, podrán disponer el diligenciamiento de un formulario único
Artículo 24. FORMULARIOS OFICIALES. Los particulares podrán presentar la información solicitada por la administración pública en formularios oficiales, mediante cualquier documento que respete integralmente la estructura de los formatos definidos por la autoridad o mediante fotocopia del original.
Acuerdo AGN 060 DEL 2001
Articulo 4: Firmas responsables: Toda entidad debe establecer en los manuales de
Procedimientos los cargos de los funcionarios autorizados para firmar la documentación con destino interno y externo que genere la institución. Las unidades de correspondencia velarán por el estricto cumplimiento de estas disposiciones, radicando solamente los documentos que cumplan con lo establecido.
Artículo 6: Numeración de actos administrativos: La numeración de los actos
administrativos debe ser consecutiva y las oficinas encargadas de dicha actividad, se encargarán de llevar los controles, atender las consultas y los reportes necesarios y serán responsables de que no se reserven, tachen o enmienden números, no se numeren los actos administrativos que no estén debidamente firmados y se cumplan todas las disposiciones establecidas para el efecto.
Articulo 9: Conservación documental: Las entidades son responsables por la
Adecuada conservación de su documentación, para ello deben incluir en sus programas de gestión documental y en sus manuales de procedimientos, pautas que aseguren la integridad de los documentos desde el momento de su producción. Así, se requieren adoptar las normas relativas a la permanencia y la durabilidad de los soportes, tales como la NTC 4436 para papel y la NTC 2676 aplicable a los soportes digitales. “Cartuchos de disco flexible de 90 mm . (3.5 pulgadas ), características dimensionales, físicas y magnéticas”.
Artículo 14: Imagen corporativa: Con el propósito de reflejar una adecuada
Imagen corporativa, las entidades establecerán en sus manuales de procedimientos, la manera de elaborar oficios, cartas, memorandos y otros, teniendo en cuenta las normas ICONTEC, existentes para el efecto. La leyenda de pie de página debe contener, la dirección, el número del conmutador, el número de fax institucional, la dirección de la página web y la dirección del correo electrónico de la entidad.
NTC 1673: Papel para escribir e imprimir (papel Bond): Es el papel
Destinado a la escritura y a la impresión tipográfica, con buena
Resistencia al borrado mecánico y con superficie libre de
Pelusas
REQUISITOS: El papel para escribir e imprimir debe tener suficiente.
Resistencia al esparcimiento de las tintas estilográficas, de tal
manera que los trazos deben quedar nítidos y definidos
El requisito de lisura, para los papeles para escribir e imprimir
debe cumplir con las normas establecidas para tal fin.
NTC 2223 DE 1986: equipos y útiles de oficina ‘tinta liquida para escribir’
NTC 4436: papel para documentos para la permanencia y durabilidad.
Comunicación escrita
La comunicación escrita, a diferencia de la oral, no está sometida a los conceptos de espacio y tiempo. La interacción entre el emisor y el receptor no es inmediata e, incluso, puede llegar a no producirse nunca, aunque aquello escrito perdure eternamente. Por otro lado, la comunicación escrita aumenta las posibilidades expresivas y la complejidad gramatical, sintáctica y léxica con respecto a la comunicación oral.
Objetivos:
- Conocer los criterios generales de eficacia comunicativa i legibilidad.
- Concebir la tarea de elaboración de un texto como un proceso y mejorar las propias estrategias de redacción.
- Adquirir criterios para elaborar textos adecuados, coherentes y correctos, con un estilo que favorezca los objetivos de comunicación.
- Comprender la función del redactor de empresa y desarrollar estrategias para adecuar los textos al contexto y a los objetivos de la organización.
Comunicaciones oficiales
Son todas aquellas recibidas producidas en desarrollo de las funciones asignadas legalmente a una entidad, independiente del medio utilizado.
Objetivos:
Garantizar que la documentacion entredaga llegue a su destino final oportunamente cumpliendo las normas legales vigentes.
Documental
El documental es la representación de la realidad vista por algo audiovisual. La organización y estructura de imágenes, sonidos (textos y entrevistas) según el punto de vista del autor determina el tipo de documental.
Tipos de documentos:
Acta: Documento redactado con unas características internas y externas determinadas que lo validan, para consignar la realización de un acto o la constancia de un hecho.
Certificado: Se inicia por el nombre y cargo de quien certifica. Su función es dar fe, por lo que serán siempre los secretarios los que certifican con visto bueno del responsable superior. En la parte central está aquello que se certifica encabezado por “Certifico”.
Expediente: Unidad documental formada por un conjunto de documentos generado orgánica y funcionalmente por un sujeto productor en la resolución de un mismo asunto.
Extracto: Tipo documental característico de la actuación administrativa del siglo XIX y primer tercio del XX que sintetiza el desarrollo de un expediente y que, en algunas ocasiones, contiene actuaciones que no se plasman necesariamente en documentos independientes.
Informe: se identifica quién informa.
Preservar
Se encargar de proteger para que no ocurra ningún daño y tampoco corra algún peligro.
Conservar
Mantener y cuidar un documento para que no pierda sus características y propiedades con el paso del tiempo
Unidades de conservación
Dentro de la conservación de los documentos sean folios o expedientes aunque se encuentren agrupados con ganchos o costuras la archivística se define como unidad de conservación en base a cualquier archivo estas unidades son:
Paquetes, Legajos, libros, Cajas, Cartón, Polipropileno.
Organigrama
Un organigrama es la representación gráfica de la estructura de una empresa u organización. Representa las estructuras departamentales y, en algunos casos, las personas que las dirigen, hacen un esquema sobre las relaciones jerárquicas y competenciales de vigor en la organización.
El organigrama es un modelo abstracto y sistemático, que permite obtener una idea uniforme acerca de la estructura formal de una organización.
Manual de procedimientos y funciones
Un manual de procedimientos es el documento que contiene la descripción de actividades que deben seguirse en la realización de las funciones de una unidad administrativa, o de dos ò más de ellas.
El manual incluye además los puestos o unidades administrativas que intervienen precisando su responsabilidad y participación.
Suelen contener información y ejemplos de formularios, autorizaciones o documentos necesarios, máquinas o equipo de oficina a utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correcto desarrollo de las actividades dentro de la empresa.
Correspondencia
Son todas las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades, a título personal, citando o no el cargo del funcionario. No generan trámites para las instituciones
Diferencia entre correspondencia y comunicaciones oficiales.
La diferencia es que las comunicaciones sociales se encargan de las funciones asignadas legalmente independientes del medio utilizado y las correspondencias s e encargan de las comunicaciones de carácter privado que llegan a las entidades.
Actividad 3)
DE ORGANIZAR DOCUMENTOS Punto 3 ley 594/2000/
ACUERDO 42 DE 2002,(ENLACE A LA DERECHA),
Explique la obligatoriedad de la organización de los archivos de gestión: art.
2) Rta: las entidades a las que se les aplica este acuerdo deben organizar sus archivos de gestión de conformidad con sus tablas de retención documental y en concordancia con sus manuales de procedimiento y funciones de la respectiva entidad.
- ¿Cuáles son los criterios para la organización de archivos de gestión?
Rta: 1. Deberá organizarse archivos de gestión basados en tabla de retención documental debidamente aprobada.
2. la apertura e identificación debe reflejar las series y subseries correspondientes a cada unidad administrativa.
3. la ubicación física de los documentos responderá a la conformación de los expedientes, los tipos documentales se ordenaran de tal manera que se pueda evidenciar el desarrollo de los tramites. El documento con la fecha más antigua de producción será el primer documento que se encontrara al abrir la carpeta y la más reciente se encontrará al final de la misma.
4. Los tipos documentales que integran las unidades documentales de las series y las subseries, estarán debidamente foliados con el fin de facilitar su ordenación, consulta y control.
5. Las carpetas y demás unidades de conservación se deben identificar , marcar y rotular de forma que permita su ubicación y recuperación dicha información general será fondo, sección, subseccion, serie, subserie, No. De expediente, No. De folios, y fechas extremas, No. De carpeta y No. De cajas si fuera el caso.
6. Las transferencias primarias deberán efectuarse de conformidad con lo estipulado en la tabla de retención documental para ello se elaborará un plan de transferencias y se seguirá metodología y recomendaciones que sobre el particular haga el jefe de archivo central, diligenciando el Formato Único de Inventario Documental regulado por el Archivo Gral. De la Nación.
7. Las cajas que se utilicen para la transferencia se identificarán así: Código de la dependencia cuando sean transferencia primarias, fondo, sección, legajos identificado con su número respectivo; libros cuando sea el caso, identificado con el No. Que le corresponde, No. Consecutivo de caja, No. De expedientes extremos y fechas extremas de los mismos.
PARAGRAFO: Se pueden eliminar los documentos de apoyo cuando pierdan su utilidad o vigencia dejando constancia en Acta suscrita por el Jefe de dependencia.
- Resuma lo que indica el acuerdo en lo relacionado con la consulta y prestamos de documentos.
RTA: CONSULTA: La consulta de documentos de archivos de gestión por parte de otras dependencias o de ciudadanos deberá efectuarse permitiéndose el acceso cualquiera que sea su soporte. Si el interesado desea copia o fotocopias deberán ser autorizadas por el jefe de la respectiva oficina o el delegado para esta función siempre y cuando el documento no tenga carácter de reservado. En esta oficina se llevará a cabo el registro de préstamo y opcionalmente una estadística de consulta-
PRESTAMO: Para trámites internos en el evento en que otra dependencia pida un documento o expediente en calidad de préstamo, la dependencia productora deberá llevar un registro en el que se consigne: la fecha del préstamo, identificación completa del expediente, No. Total de de folios, nombre y cargo de quien retira este expediente, termino perentorio para su devolución, saliéndose de esta fecha se exigirá su devolución inmediata.
